1. Quelles sont les principales motivations derrière cette politique ?

 

• Les informations personnelles, désignées ci-après sous le terme de « données », que vous nous fournissez sont essentielles pour établir et maintenir notre relation commerciale avec vous. Nous reconnaissons la valeur de ces données et nous nous engageons pleinement à les sécuriser.

• C'est dans cette optique que nous avons mis en place cette politique afin de décrire nos pratiques en matière de protection de vos données personnelles et de votre vie privée. Notre objectif principal est de vous offrir une transparence totale. Cette politique s'applique à la collecte, à l'utilisation, et à la communication de toutes les données collectées, ainsi qu'au processus de collecte de données par CGSA Inc. et ses partenaires, dans le cadre de notre relation commerciale avec vous. . Ces dispositions resteront en vigueur aussi longtemps que nous détiendrons vos données, y compris après la cessation de notre relation commerciale.

• La gestion de la protection des données personnelles et de la vie privée au sein de CGSA Inc. et de ses partenaires relève de la responsabilité de notre responsable de la protection des données personnelles et de la vie privée. Pour toute question concernant cette politique, vous pouvez le contacter aux adresses suivantes : info@cgsainc.com

 

2. Quels types d'informations pouvons-nous collecter et de qui les obtenons-nous ?

 

 2.1. Quels sont les renseignements que nous pouvons rassembler?

 

• Informations d'identification :

• Noms

• Date de naissance **

• Situation matrimoniale**

• Coordonnées

• Adresse électronique

• Informations présentes sur une pièce d'identité (numéro d'assurance sociale*)**

• Profession **

• Données bancaires **

• Informations que nous détenons vous concernant en tant que représentant autorisé, administrateur, cadre ou actionnaire **

​

*Vous n'êtes pas tenu de fournir votre numéro d'assurance sociale lors de la demande de services, mais vous devrez le communiquer ultérieurement selon votre préférence de communication, à des fins fiscales et comptables.

 ** Ces informations ne sont pas requises pour une demande d'informations. Elles sont uniquement nécessaires pour la gestion comptable, la gestion des réseaux sociaux ou la production de déclarations de revenus en tant que client.

 

​Informations nécessaires à votre approbation de contrat de services ou de soumissions liées à une demande de mandat :

• Signature

 

Informations financières pour la production d'une déclaration de revenus du particulier :

 

• Revenu, salaire

• Produits et placements

• Tout autre document requis (par exemple, reçus de frais de garde, frais           médicaux, frais d'activités pour enfants, etc.)

 

Autres informations :

 

• Motif de votre relation avec nous

• Préférences en matière de langue et de communication

• Informations concernant d'autres personnes que vous (mandataire avec procuration, co-titulaire de carte, bénéficiaires, conjoint ou conjoint de fait, personnes à charge couvertes par un produit d'assurance ou un régime enregistré, utilisateur autorisé de votre compte, et coordonnées d'une personne que vous estimez susceptible d'être intéressée par un produit ou un service de CGSA Inc et de ses partenaires).

 

**Si vous nous fournissez des informations sur une autre personne, nous supposons que vous êtes autorisé à le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne pour la collecte, l'utilisation ou la communication de ces informations aux fins contenues dans cette politique.

 

Informations sur vos opérations :

 

• Historique des transactions et interactions dans vos comptes (fournir les relevés bancaires)

• Investissements

 

Informations nécessaires aux fins de formation, de contrôle qualité, d'identification et de sécurité, ou pour conserver votre consentement à une transaction :

 

• Historique, courriels, messages textes ou autres communications entre les deux parties.

• Historique des visites sur le site web ou dans nos bureaux

• Images capturées par nos caméras de surveillance à l'intérieur et autour de nos locaux

 

Informations sur les interactions numériques (sites web, applications, services de clavardage, messagerie texte, médias sociaux) :

 

• Informations sur les appareils (par exemple : adresse IP, VPN, proxys, type d'appareil et système d'exploitation)

• Informations sur votre emplacement approximatif généré à partir de votre adresse IP lorsque vous visitez nos sites web

• Informations sur les pages de notre site que vous avez consultées.

 

****IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos informations à ce qui est strictement nécessaire pour vous servir au mieux

 

2.2. Auprès de qui pouvons-nous les recueillir?

 

Nous sommes en mesure de collecter vos informations de différentes manières, notamment directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous, lors de nouveau mandat à votre demande, ou lorsque cela est requis avec votre consentement. 

 

​De plus, nous pouvons également obtenir des informations vous concernant de manière indirecte, provenant de diverses sources, notamment :

 

• Personnes associées à vos produits et services.

• Institutions financières (lorsque les paiements fournisseurs et  la conciliation bancaire sont nécessaires).

• Adjointes administratives

• Partenaires 

• Contenus générés par l'utilisation de nos sites web et de nos médias sociaux. Pour des informations plus détaillées, veuillez consulter notre Politique sur les données numériques.

 

3. De quelle manière utilisons nous vos données et avec qui les partageons nous ?

 

 3.1- Nous utilisons et communiquons vos informations dans le cadre de nos services de comptabilité, d'impôts et de gestion des réseaux sociaux pour :

 

• Vous identifiez, mettez à jour vos informations et vérifiez leur exactitude.

• Évaluez votre situation financière, si elle est pertinente pour nos services, et vous conseiller en conséquence.

• Évaluez vos besoins à des fins de vous offrir les services et nos conseils, adaptés à votre situation.

• Utiliser des tâches automatisées, le cas échéant (consultez la section 5.5 pour plus de détails).

• Établir un profil de gestion de vos réseaux sociaux, en tenant compte de vos besoins et objectifs.

• Gérer, administrer et maintenir les services demandés en comptabilité, en matière d'impôts et de gestion des réseaux sociaux.

• Agréger les informations financières et liées aux réseaux sociaux pour une vue complète de votre situation financière et de votre présence en ligne, afin de mieux vous servir (consultez votre droit de refus à la section 5.2).

• Effectuer des études et des analyses de données pour améliorer nos services et en développer de nouveaux, notamment en analysant les informations collectées sur vos activités sur notre site web  (consultez votre droit de refus à la section 5.2).

• Personnalisez votre expérience client en analysant vos besoins comptables, fiscaux et de gestion des réseaux sociaux, en ciblant les services qui vous conviennent le mieux et en adaptant nos conseils à vos besoins et préférences.

• Promouvoir nos services de comptabilité, d'impôts et de gestion des réseaux sociaux qui pourraient vous intéresser, ainsi que des promotions pertinentes.

• Vous êtes informé des nouvelles fonctionnalités et des conseils disponibles pour optimiser votre présence en ligne, votre temps ainsi que des conseils pour vous faire économiser.

• Assurer le bon fonctionnement de nos opérations courantes dans le cadre de nos services.

• Prévenir, détecter et contrôler les fraudes liées à la comptabilité, aux impôts et aux activités en ligne, y compris le respect des lois et règlements en vigueur.

• Faciliter les vérifications nécessaires pour les transactions commerciales liées à nos services.

• Gérer les risques associés à la comptabilité, aux impôts et à la gestion des réseaux sociaux, tout en respectant les lois et règlements applicables.

• Communiquez avec vous via les coordonnées que vous nous avez fournies, y compris par courrier postal, courriel, SMS, appels et médias sociaux.

• Utiliser et partager certaines informations conformément à la loi (consultez la section 4 pour plus de détails).

 

3.2- À qui pouvons nous communiquer vos renseignements?

 

• La communication des informations à d'autres parties à des fins légitimes est parfois nécessaire dans le cadre de nos services de comptabilité, gestion fiscale et gestion des réseaux sociaux. Cela peut inclure des situations telles qu'une obligation légale de communication, la nécessité de protéger vos intérêts en cas de fraude, ou pour vous permettre de participer à des programmes en partenariat avec d'autres entités, ou encore pour vous offrir des services en notre nom. Nous nous engageons en tout temps à restreindre la divulgation de ces informations au strict nécessaire et à obtenir votre consentement lorsque cela est requis.

• Nous prenons des mesures pour garantir l'intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos informations dans le cadre de nos services. En aucun cas, nous ne vendons des listes de clients à des tiers.

• Nous pourrions partager vos informations avec les entités suivantes dans le contexte de nos services de comptabilité, gestion fiscale et gestion des réseaux sociaux :

 

• Nos entités affiliées, pour les informations nécessaires à votre identification, dans le cadre de la conformité et de la gestion courante de vos comptes.

• Nos entités affiliées, pour vos informations financières, afin de mieux vous servir dans le domaine de la comptabilité et de la gestion fiscale (consultez la section 5.2 pour exercer votre droit de refus).

• Une personne agissant en votre nom ou à votre demande, telle qu'un expert-comptable ou un gestionnaire de médias sociaux.

• D'autres professionnels ou entreprises spécialisés dans le domaine de la comptabilité, de la gestion fiscale ou de la gestion des réseaux sociaux, dans le cadre de la prestation de nos services.

• Des tiers impliqués dans des transactions financières ou fiscales liées à votre activité ou à vos besoins en gestion des médias sociaux.

• Des autorités fiscales ou gouvernementales, conformément à la loi.

• Des tiers impliqués dans la réalisation de campagnes publicitaires ou de gestion de médias sociaux, dans le respect de votre consentement et de la réglementation applicable.

• Les prestataires de services que nous engageons pour effectuer certaines tâches liées à la comptabilité, à la gestion fiscale et à la gestion des réseaux sociaux en notre nom, tels que l'émission de déclarations fiscales ou la création de contenus pour les médias sociaux.

 

****Chacun de nos fournisseurs qui a accès à vos informations est tenu de conclure un accord de confidentialité avec notre entreprise. Dans le cadre de cet accord, ils s'engagent à n'utiliser vos informations que dans les fins  précisément définies dans ledit accord, tout en garantissant le même niveau de protection que celui que nous mettons en place.

 

4.  À quel moment est-il nécessaire d'obtenir votre consentement ?

 

Nous n'utilisons vos informations que dans le cadre de votre consentement explicite ou lorsque la loi nous l'autorise. Votre consentement est demandé pour la collecte, l'utilisation et la communication de vos données dans les situations suivantes, en tant que client de notre cabinet de comptabilité et de gestion des réseaux sociaux :

 

• Lorsque vous demandez de nouveaux services comptables, fiscaux ou de gestion des réseaux sociaux.

• Lorsque nous devons utiliser vos données à des fins différentes de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre accord.

• Lors de certaines interactions spécifiques avec nous, telles que les consultations fiscales ou la mise en place de stratégies de médias sociaux.

• Cependant, nous n'exigeons pas systématiquement votre consentement à chaque interaction: 

• Par exemple, si vous êtes notre client pour des services comptables, nous pouvons considérer que vous acceptez que nous communiquions avec vous pour des mises à jour fiscales ou des conseils.

 

De plus, certaines situations prévues par la loi ne doivent nécessairement pas votre consentement, notamment :

 

• Pour nous conformer à une ordonnance judiciaire ou à toute autre demande légale contraignante.

• Dans le cadre d'une procédure fiscale ou d'une enquête sur la conformité fiscale.

• Lors d'une enquête concernant une violation de contrat ou de la loi.

• Pour prévenir, arrêter ou détecter la fraude dans le domaine de la fiscalité ou de la gestion des réseaux sociaux.

 

5. Quels droits avez-vous et comment pouvez-vous les exercer ?

 

5.1- Vous avez le choix d'accepter ou de refuser de divulguer vos informations

 

• Vos informations personnelles vous appartiennent. Sous réserve des exigences légales, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos données. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

• Cependant, il est essentiel de souligner que certaines informations sont cruciales pour que nous puissions vous fournir nos services de comptabilité, de gestion des impôts et de gestion des réseaux sociaux. En refusant de fournir ces informations, il pourrait devenir difficile, voire impossible, de maintenir une relation professionnelle avec vous ou de vous offrir certains de nos services.

 

• Par exemple, si vous ne souhaitez pas partager les détails financiers nécessaires pour la comptabilité ou les informations fiscales requises pour la gestion des impôts, nous ne pouvons pas garantir la prestation de ces services. 

• De même, pour la gestion de vos réseaux sociaux, nous aurons besoin d'accéder à des informations spécifiques pour optimiser votre présence en ligne. Nous nous engageons à respecter la confidentialité de vos données et à les utiliser exclusivement dans le cadre de nos services convenus.

 

5.2. Droit de s'opposer à l'utilisation de vos informations à des fins spécifiques

 

• Droit de Refus et Retrait de Consentement:

 

• En tant que prestataire de services en comptabilité, fiscalité et gestion des réseaux sociaux, nous accordons une grande importance à la confidentialité de vos informations. Vous avez le droit de refuser que nous utilisions vos données à des fins spécifiques ou de retirer votre consentement pour les activités suivantes :

 

Réception de Communications Promotionnelles

 

• Nous pourrions, de temps à autre, vous envoyer des communications promotionnelles concernant nos services en comptabilité, fiscalité ou gestion des réseaux sociaux, qui pourraient vous intéresser. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment pour ne plus recevoir ces communications. Veuillez noter qu'il peut y avoir un délai avant que vous ne cessiez de recevoir nos communications promotionnelles, en particulier celles liées à des campagnes promotionnelles en cours.

 

• Nous utilisons parfois vos coordonnées, telles que votre nom et votre adresse électronique, pour créer des campagnes publicitaires ciblées sur les plateformes de médias sociaux et numériques. Si vous souhaitez refuser l'utilisation de vos informations à des fins de publicités ciblées, vous pouvez le faire en modifiant vos préférences dans les paramètres de votre compte de médias sociaux ou en nous contactant.

 

• Nous pourrions également vous contacter de temps à autre pour vous permettre de mettre à jour vos préférences et nous assurer que nos dossiers reflètent vos choix actuels.

• Veuillez noter que si vous retirez votre consentement à cette utilisation, vous pourrez toujours voir certaines de nos publicités sur les plateformes de médias sociaux. Cependant, ces publicités ne seront pas basées sur l'utilisation de vos informations personnelles

 

Partage de Vos Informations Financières

 

Nous pourrions partager vos informations financières avec des entités liées à nos services, telles que nos services de comptabilité et de fiscalité, pour faciliter la prestation de nos services. Ce partage permet notamment :

 

• D'améliorer notre capacité à vous fournir des services en ayant une vue d'ensemble de votre situation financière.

• D'analyser votre situation financière afin de vous conseiller sur des opportunités fiscales ou de gestion financière.

 

Collecte et Utilisation de Vos Informations Numériques

 

• Avec votre consentement, nous pourrions collecter des informations numériques, telles que des données de navigation et de comportement en ligne, à l'aide de cookies ou de technologies similaires lorsque vous visitez nos sites web ou utilisez nos services en ligne. 

 

• Ces informations nous permettent de mesurer et d'analyser l'engagement de nos utilisateurs pour améliorer leur expérience en ligne, ainsi que de vous proposer des services et des conseils qui correspondent à vos besoins. Si vous souhaitez refuser la collecte de ces informations, vous pouvez généralement le faire en modifiant les paramètres de votre navigateur ou de votre compte en ligne.

 

Comment Retirer Votre Consentement:

 

• Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement pour recevoir nos communications promotionnelles (5.2 a)) et pour le partage de vos informations financières (5.2 b)). Vous pouvez soumettre une demande de retrait de consentement en nous contactant par e-mail, téléphone ou en utilisant les options de désinscription dans nos communications.

 

• Vous pouvez également refuser à tout moment l'utilisation de cookies et de technologies similaires sur nos sites web et services en ligne (5.2 c)). Pour plus d'informations sur la procédure, veuillez consulter notre Politique de confidentialité et de Cookies.

​

Ce Que Vous Continuerez à Recevoir Après Avoir Retiré Votre Consentement

 

Après avoir retiré votre consentement, vous continuerez à recevoir :

 

• Les communications nécessaires pour la prestation de nos services, telles que les avis de déclarations fiscales ou les rappels de paiement.

• Les informations relatives à vos services en cours.

• Les mises à jour réglementaires requises par la loi.

 

Vous pourriez également continuer à recevoir des informations personnalisées de notre part concernant nos services, même si elles ne sont plus basées sur l'utilisation de vos informations personnelles. Pour plus de détails sur notre utilisation des cookies et des technologies similaires, veuillez consulter notre Politique de Confidentialité et de Cookies.

 

5.3- Droit à l'accès à vos informations

 

Vous avez la possibilité de solliciter l'accès aux informations que nous détenons à votre sujet, sauf dans les cas où la loi impose des restrictions à cette demande. Comment procéder pour consulter vos informations :

 

• Nous contacter par courriel.

• Nous contacter par téléphone.

• Vous pouvez également prendre rendez-vous.

 

Nous nous engageons à traiter votre demande dans un délai de 30 jours, sauf si la loi prévoit un délai plus long. Si tel est le cas, nous vous tiendrons informés des éventuelles prolongations de ce délai.

 

5.4- Le droit à la rectification de vos informations.

 

• Vous avez la possibilité et le devoir de corriger toute information incorrecte vous concernant. Afin de vous fournir un service de qualité exceptionnelle, il est essentiel que vos données soient précises et complètes. 

 

• Dans cette optique, nous vous encourageons à collaborer avec nous pour maintenir l'excellence de l'information que nous détenons en nous informant de tout changement. Pour effectuer une demande de mise à jour, veuillez suivre la procédure indiquée à la section 5.3 ci-dessus.

 

• Nous croyons en une communication transparente et en une gestion précise de vos informations pour mieux répondre à vos besoins en comptabilité, en fiscalité ou en gestion des réseaux sociaux.

 

5.5- Tâches automatisées 

 

• Nous utilisons vos informations personnelles pour effectuer des tâches automatisées vous concernant, telles que l'évaluation de vos besoins en matière de comptabilité, de gestion fiscale et de gestion des réseaux sociaux. Si une tâche automatisée est effectuée, nous vous en informerons pendant le processus ou au moment de la communication de la tâche, au plus tard. Pour toute question, nous vous invitons à contacter notre équipe spécialisée dans l'automatisation des tâches.

• Veuillez noter qu'une tâche est considérée comme automatisée lorsqu'aucun intervenant humain n'a un impact significatif sur le processus d'automatisation.

 

6. Quelles mesures de sécurité mettons-nous en place pour préserver vos informations?

 

6.1- Période de conservation restreinte 

 

• En tant que prestataire de services en comptabilité, impôts et gestion des réseaux sociaux, nous conservons vos informations, qu'elles soient physiques ou numériques, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre nos objectifs ou conformément à la loi. 

• Les périodes de conservation sont déterminées en tenant compte de la finalité, de la nature et de la sensibilité des données.Nous sommes soumis à des obligations légales liées à la conservation des informations financières et personnelles de nos clients. 

• En général, les données relatives à votre profil client seront conservées pendant toute la durée de notre relation professionnelle, ainsi que pendant sept ans après sa résiliation. Les informations sur les transactions financières et la gestion des réseaux sociaux seront conservées pendant sept ans.

• Des périodes de conservation plus longues peuvent s'appliquer dans certaines situations, telles que les litiges. Nous nous engageons à détruire vos informations en toute sécurité une fois qu'elles ne sont plus nécessaires. Votre confiance en notre service est notre priorité, et nous prenons des mesures strictes pour protéger vos données.

 

6.2- lieu de conservation des données:

 

• Notre entreprise, ainsi que ses partenaires de services avec qui nous partageons vos informations conformément à notre politique.

• En conséquence, vos données peuvent être utilisées et stockées en toute sécurité dans des disques durs cryptés et plusieurs copies dans différents endroits sont effectuées quotidiennement afin d’avoir des copies de sauvegarde.  

• Pour obtenir de plus amples informations sur nos pratiques en matière de confidentialité, nous vous invitons à consulter notre Document de Protection des Informations Personnelles, disponible sur notre site web.

 

6.3- Système de protection des données confidentielles

 

• Nous consacrons d'importants efforts à assurer la sécurité de vos informations, que ce soit dans le domaine de la comptabilité, des impôts ou de la gestion des réseaux sociaux. Notre engagement est de protéger vos données contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, l'utilisation abusive ou la divulgation non autorisée, ainsi que toute autre menace à la confidentialité de ces informations. 

• Pour ce faire, nous avons mis en place un programme de sécurité rigoureux, constamment mis à jour pour faire face à l'évolution des menaces potentielles.

​

Les mesures prises dans notre système de sécurité comprennent :

 

• La sécurisation de nos infrastructures, en utilisant des accès sécurisés à nos locaux et en garantissant la sécurité de nos équipements, afin de protéger vos informations.

• La restriction de l'accès à vos données. Seuls les membres de notre équipe ayant besoin d'accéder à vos informations dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles y ont accès.

• La gestion proactive des mots de passe et la mise en place de pare-feu pour renforcer la sécurité de nos systèmes informatiques.

• Nous pensons également que vous avez un rôle important à jouer dans la protection de vos informations. Nous vous encourageons donc à ne jamais divulguer vos mots de passe, codes ou données d'identification personnels à quiconque, car nos collaborateurs n'ont pas besoin de ces informations et ne vous les demanderont jamais. De plus, nous vous recommandons de ne pas transmettre d'informations sensibles par courrier électronique.

• Si vous avez des questions ou avez besoin de conseils supplémentaires en matière de sécurité, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider à assurer la sécurité de vos informations, que ce soit dans le domaine de la comptabilité, des impôts ou de la gestion des réseaux sociaux

 

7. Quelles autres clauses accompagnent cette politique de confidentialité ?

 

• Cette politique est complétée par notre Politique sur les données numériques, qui explique comment nous utilisons les cookies et d'autres technologies similaires lorsque vous visitez nos sites web ou utilisez nos applications mobiles.

• De plus, certains produits et services sont soumis à des conditions spécifiques de traitement des données. Il est important de les prendre en considération. Une description détaillée de vos droits et de l'utilisation de vos données vous sera fournie au moment de la collecte des données.

• Nous nous engageons à protéger vos informations comptables, fiscales et liées à la gestion des médias sociaux conformément aux lois applicables et à respecter vos droits en matière de confidentialité. 

• Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos données, n'hésitez pas à nous contacter pour obtenir de plus amples informations.

 

8. Quelles sont les démarches que nous pouvons entreprendre pour apporter des modifications à cette politique ?

 

• Nous nous réservons le droit de modifier cette politique lorsque cela est nécessaire. Nous vous tiendrons informés par le biais d'une notification affichée sur nos sites web ainsi que par tout autre moyen approprié pour vous contacter

​

9. Comment pouvez-vous nous contacter pour toute question, commentaire ou réclamation?

 

Si vous souhaitez poser une question ou nous faire part de vos commentaires, vous avez plusieurs options pour nous contacter :

 

• Envoyez-nous un courriel à l'adresse info@cgsainc.com ou natacha@cgsainc.com

• Nous écrire à l'adresse suivante: 5 rue Dubuc, Châteauguay (Québec), J6J 1A6

• Vous pouvez également nous joindre par téléphone.

• La personne ressource : Natacha Groleau, Présidente

• Si vous préférez une interaction en personne ou en téléconférence, vous pouvez prendre rendez-vous dans nos bureaux.

 

Nous sommes là pour répondre à vos besoins et vous fournir toute l'assistance dont vous avez besoin. N'hésitez pas à choisir la méthode qui vous convient le mieux.